応募が来ても、面接当日に来てもらえない。内定までは進んだのに、直前で辞退されてしまう。採用担当者なら一度は経験する悩みではないでしょうか。
実はこの問題、選考の中身よりも、「応募が来た直後にどう動くか」で大きく変わります。今回は、応募からの初動対応、いわゆる応募対応の重要性について整理します。
応募対応とは何か
求人媒体に原稿を出し、求職者から応募が入ったあと、企業側が最初に行う一連の対応を応募対応と呼びます。一般的には、応募を受けてメールを送り、履歴書や職務経歴書の提出を案内するという流れが多く見られます。
このメールでのやり取りだけで完結させてしまう対応は、実は応募者との接点を大きく損なっている可能性があります。
なぜ「応募直後の電話」が重要なのか
求職者は、複数の求人に気になったものから軽くエントリーしていくケースが少なくありません。そのため、応募したその瞬間が、求職者にとって最も熱量が高いタイミングだと考えられます。
この熱量が高いタイミングを逃さず、応募が来たらすぐに電話をする。これが応募対応の第一歩です。メールの返信を待つ、書類が揃うのを待つ、というスピード感では、この一番のチャンスを逃してしまいます。
電話で確認すべきこと
応募直後の電話では、ただ日程調整をするだけでは不十分です。以下のような点を確認します。
- なぜこの求人に応募してくれたのか
- 今後どのような働き方や希望を持っているか
- これまでどのような経験・経歴を積んできたか
なぜ応募してくれたのかを聞く
当たり前のようですが、応募理由を直接聞けている企業は多くありません。給与なのか、働き方なのか、事業内容への共感なのか。理由を聞くことで、その応募者が自社の何に魅力を感じたのかが見えてきます。
今後の希望とこれまでの経験を聞く
応募者がこれから何を実現したいのか、これまで何をしてきたのかを把握することで、書類だけでは分からない人物像が立体的に見えてきます。ここまで聞けて初めて、応募理由をしっかり解消できたと言えます。
電話がもたらす2つの効果
応募直後に電話でヒアリングすることには、大きく分けて次のような効果があります。
- 求めるペルソナとマッチしているかどうかの判断ができる
- 求人原稿や募集の出し方を見直す、小さな改善サイクルが回せる
ペルソナとのマッチ確認
採用活動における顧客の声とは、応募してくれた求職者の声そのものです。マーケティングで顧客の声をもとに商品やサービスを改善していくのと同じように、応募者の声をもとに、自社が想定している人物像と実際の応募者がどれくらい重なっているかを確認できます。
求人原稿の小さなPDCA
応募者がどこに魅力を感じて応募してくれたのかが分かれば、求人原稿のどの部分が刺さっているのか、逆にどこが伝わりきっていないのかも見えてきます。電話でのヒアリングは、選考であると同時に、募集内容を継続的に改善するための材料収集でもあるのです。
テキストだけの対応で起きる機会損失
書類だけで判断すると、想定していた年齢層や経験と少しずれているという理由だけで、お見送りにしてしまうケースがあります。しかし実際に電話で話してみると、経験や熱意が想定を上回っており、自社のビジョンに対してどう活躍できるかを具体的に語ってくれる応募者に出会うこともあります。
書類上の条件だけで機械的に判断してしまうと、こうした応募者と出会う機会そのものを失ってしまいます。応募対応を電話で行う意味は、単なるスピード対応にとどまらず、こうした機会損失を防ぐことにもあります。
電話が面接のドタキャンを防ぐ理由
もう一つ、多くの企業が悩んでいるのが「応募はあったのに、当日の面接に来ない」という問題です。
これも、応募直後に電話で会話をしているかどうかで変わってきます。電話で企業のことを説明され、自分自身のことにも関心を持ってもらえたと感じた応募者は、「なんとなくのエントリー」から「自分の意思で受けるつもりの面接」へと気持ちが切り替わる傾向があります。連絡を受け、会社のことを知り、自分の話も聞いてもらえたという実感が、当日きちんと面接に来るという行動につながるのです。
応募対応をどう実現するか
とはいえ、応募のたびにすぐ電話をかけるのは、日々の業務に追われる採用担当者にとって簡単なことではありません。この応募対応をどう仕組み化するかには、いくつかの選択肢があります。
- 採用担当者が自社内で対応する(内製)
- 一部の業務だけプロの伴走支援を受けながら自社で対応する
- 応募対応そのものを外部にまるごと任せる(代行)
どれが唯一の正解というわけではありません。応募数が少なく担当者に余裕がある場合は内製で十分対応できますし、応募数が多く手が回らない場合は、原稿作成や電話対応の一部だけを専門家の伴走で強化する、あるいは応募対応そのものを任せるという選択肢も有効です。自社の応募数や体制に合わせて、無理のない形を選ぶことが重要です。
まとめ
- 応募直後は求職者の熱量が最も高いタイミングであり、時間を置かずに電話で連絡することが応募対応の基本です
- 電話では応募理由・今後の希望・これまでの経験を聞くことで、ペルソナとのマッチ確認と求人原稿の改善につなげられます
- 電話で接点を持つことは、書類だけでは分からない人材との出会いを逃さないことにもつながり、面接当日のドタキャンを防ぐ効果も期待できます
応募対応の仕組みを内製にするか、プロの伴走を受けながら自社で回すか、外部にまるごと任せるかは、貴社の体制次第です。まずはお気軽に無料相談からご相談ください。
